الاجتماعات المدرسية وسيلة لتحقيق الأهداف التربوية

 بسمة عُزبي فريحات - ماجستير في التربية/ وزارة التربية والتعليم
 تلعب الاجتماعات المدرسية  دورا هاما وفعالا في الإدارة المدرسية من حيث التنظيم والتوجيه وتحسين العمل المدرسي ، وذلك من خلال  إتاحة   الفرصة للتفكير المشترك وتبادل الأفكار والخبرات ووضع الخطط والبرامج ، والتعرف  على أحوال المدرسة وما يجري فيها . فهي من الوسائل الأساسية الضرورية  للإشراف الإداري التي لا يستغني عنها  مدير المدرسة وهي محطة من محطات العمل، وأهميتها تكمن في اتخاذ القرارات اللازمة لتطوير العمل وتحقيق الأهداف المنشودة.  

أنواع  الاجتماعات وأشكالها ومواصفاتها
   يوجد عدة  أنواع وأشكال للاجتماعات فقد تكون:
• اجتماعات دوريه مثل اجتماع الهيئة الادارية  للتشاور وتبادل المعلومات وتنتهي هذه الاجتماعات عادة بالتخطيط المشترك لما سوف يتم إنجازه حتى موعد الاجتماع القادم حسب الخطة العامة المتفق عليها.
•  اجتماعات متخصصة مثل اجتماع ثقافي ، علمي
• اجتماعات مفتوحة مثل الاجتماع الموسع أو الاجتماع الجماهيري
• اجتماعات لتحديد المشاكل والمعوقات لحل مشكلة أو أكثر وعادة ما يتم ذلك على مرحلتين: المرحلة الأولى من أجل استنباط الأفكار وطرح المقترحات والمرحلة الثانية لتقييم المقترحات المطروحة واختيار أفضلها.
• اجتماعات التقييم واتخاذ القرار وهي الاجتماعات التي تتخذ فيها القرارات حيث تكون هناك أجندة معدة بشكل محدد تشمل القرارات المتوقع أن تصدر استناداً الى مادة مكتوبة ترسل للمجتمعين قبل وقت كاف.
•  اجتماعات تنفيذ القرارات وتعقد هذه الاجتماعات لتنفيذ الخطط المتفق عليها حيث تكون المهام قد حددت والقرارات قد اتخذت مسبقاً وتم تحديد الأشخاص المسؤولين عن التنفيذ والمدة والظروف المطلوبة للتنفيذ.
         ولكي تكون هذه الاجتماعات مفيدة وفعالة تؤدي الهدف المنشود من عقدها يجب الأخذ بعين الاعتبار هذه الأمور:
• تناول مواضيع تهم المدرسين وتخص الناحية التعليمية
• إعداد  جدول أعمال مسبق  يشترك في إعداده  العاملون
•  التنسيق مع الجميع في اختيار وقت الاجتماع المناسب الذي يلائم الجميع
• أن يكون مكان الاجتماع مناسبا - من الأفضل أن يكون في مكان واسع مريح يشرح الصدر وأن تكون المقاعد فيه معدة بحيث يرى كل المجتمعون بعضهم بعضا وجها لوجه وربما كان ذلك على هيئة مائدة مستديرة
• تجهيز ما يناسب الاجتماع سواء كان ذلك من إذاعة أو قرطاسيات أو مشروبات ساخنة أو باردة .
 مما ينبغي التأكيد عليه أن الاجتماع ليس هدفاً بحد ذاته، بل ينبغي أن تتوفر لعقدة  أسباب ومبررات مقنعة وواضحة تدعو إلى توحيد الجهود الجماعية ، و إلا فسيصبح الاجتماع مضيعة للوقت والجهد . وتكون لهذه الاجتماعات  مبررات قوية مثل  وجود ما يدعو إلى تغيير الوضع القائم أو وجود مشكلة أو قضية معينة تحتاج إلى رأي جماعي تتطلب المتابعة والتقييم المستمر أو من أجل توزيع المهام والمسؤوليات، واتخاذ القرارات أو الرغبة  في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية وزيادة معارفهم ومعلوماتهم وتغيير قناعتهم واتجاهاتهم.
ومن أجل  تنظيم الاجتماعات وتوجيهها  يتم الاحتفاظ بمحضر دائم للاجتماعات المدرسية يسجل فيه موضوع الاجتماع وتاريخه  و مكانه وأسماء المشتركين فيه مع مراعاة  تسجيل   كل ما يدور في الاجتماع بطريقة سليمة منظمة بعيدا عن  التكرار  وينبغي أن تنسب كل فكرة لصاحبها وأن يمر المحضر في نهاية الاجتماع على جميع المجتمعين للتوقيع عليه.

صفات ومهارات من يدير الاجتماع المدرسي
 جرت العادة في الاجتماعات المدرسية أن يتولى مدير المدرسة رئاسة الاجتماع بحكم منصبه ولا مانع أن يتولى رئاسة الاجتماع شخص آخر(المساعد) في حالة عدم حضور مدير المدرسة ومن أجل إنجاح الاجتماع يجب أن تتوفر بعض الصفات الشخصية في من يدير الاجتماع مثل:
• الصبر على الآخرين وتقبل أرائهم ليسود الاجتماع جو اجتماعي صحي قوامه الألفة والاحترام المتبادل
• الصراحة والشفافية والمصداقية
• اللطف و تقدير الآخرين واحترامهم والاهتمام بهم
• الثقة بالآخرين وبقدراتهم وتشجيع الملاحظات التي يبديها كل عضو
•  الرغبة والدافعية للعمل
•  الذكاء وسرعة البديهة والقدرة على توجيه سير المناقشة بشكل ايجابي
ويجب أن يجيد من يدير الاجتماعات بعض المهارات الضرورية لإنجاح الاجتماع وتشمل هذه المهارات:
•  إدارة اللقاءات
• الاتصال
• حل النزاعات
• مهارة الحضور
• القيادة
• المشاركة في اتخاذ القرارات
• عمل الفريق
• استخدام التكنولوجيا
• خطوات عقد الاجتماع المدرسي
         يمر عقد الاجتماع المدرسي   بعدة  خطوات يقوم المدير بتنفيذها و تشمل
* خطوات ما قبل الاجتماع يتم من خلالها تحديد الموضوعات في جدول الأعمال وتحديد موعد الاجتماع ومكانه ومن ثم تزويد الأعضاء بصورة من جدول الأعمال.
* خطوات يعملها المدير أثناء الاجتماع وتشمل تحديد زمن للتعبير عن وجهة نظر كل عضو يرغب في ذلك وتكليف مقرر للاجتماع   بتسجيل الأفكار والمقترحات الجيدة والمداخلات مع مراعاة الحرص على زمن الاجتماع وتوزيعه على ما تضمنه جدول الأعمال   واتخاذ القرارات القابلة للتطبيق وفق الإمكانات المادية والبشرية شريطة أن تلبي احتياجات المدرسة وتأجيل الاجتماع الذي لم يحضره نصف الأعضاء للتصويت عليه حتى لا يكون مصير القرار  الإلغاء , منع تداخل المناقشات وانصراف بعض الأعضاء إلى مناقشات جانبية أو الحديث في موضوعات خارجة عن موضوع الاجتماع والحرص على تسجيل الملاحظات من وقت لآخر وتحويل المواضيع التي تحتاج إلى دراسة مستفيضة إلى لجنة فرعية وعرض ما تتوصل إليه هذه اللجنة على الاجتماع القادم.
* خطوات ما بعد الاجتماع وتتضمن الاطلاع على محضر الاجتماع وصياغة القرارات التي تم التوصل لها وتوقيع الأعضاء أسفل المحضر وتشكيل لجنة لمتابعة تنفيذ القرارات.
 
فوائد الاجتماعات المدرسية للمدير وللعمل         
         تعتبر الاجتماعات جزءاً لا يتجزأ من حياة  عمل المدير،فهي تساعده  على تحقيق عدة أمور مثل:
• التواصل
• معرفة اتجاهات الآخرين والتعرف على وجهات نظرهم (قراءة وجوه المجتمعين والإحساس بمشاعرهم)
• التأثير في الآخرين
• الاطلاع على ما يستجد من أمور داخل بيئة العمل
• حل المشكلات
• اتخاذ القرارات
• الوصول إلى الأهداف المرجوة
        ولا يمكن أن نتصور مدرسة فاعلة ومنتجة دون اجتماعات فعالة تتحقق من خلالها الأهداف ويكون الاجتماع فعالاً عندما يحقق أهدافه في وقت قصير، وتكون نتائجه مرضية لجميع المشاركين لأن رأي الأعضاء مجتمعين هو الرأي الأصح وأن كان مخالفاً لرأي المدير. فالاجتماع وسيلة لتحقيق غاية ما وتكون حصيلة الاجتماع بداية لنشاطات أخرى حتى لو كانت مجرد عقد اجتماع آخر لذلك كان لا بد من توجيه الجهد بطريقة بناءة، وضرورة التعامل مع الاجتماعات كعملية تحتاج إلى تخطيط، وتنظيم، وتوجيه، ورقابة، حتى تأتي النتائج منسجمة مع ما يبذل فيها من جهد ووقت من أجل تحقيق الهدف الذي عقد من أجله الاجتماع.
[email protected]