يتم إعداد التقارير السنوية وفق نماذج معينة بحيث تحتوي على أبواب محددة تبرز الإنجازات المتحققة والجوانب الإيجابية في المؤسسة وفي أفضل الحالات تضمين التقرير تحليلا للواقع وشرح التحديات واقتراح سبل التغلب على الصعوبات الإدارية والفنية لتطوير العمل في العام المقبل.
الملاحظ بوضوح وعند تصفح التقارير السنوية لعدة سنوات، هو تكرار الملاحظات والمقترحات الجوهرية لتطوير العمل وغياب المتابعة الحثيثة لتلك البنود والتي تكرر بعدة أشكال في متن التقارير السنوية.
يتم عادة إقرار التقارير السنوية في الاجتماعات التي تعقد لذلك الغرض، تتم دراسة التقارير وما جاء فيها من محتويات ولكن لا يتم الأخذ ببند التطوير محمل الجد ويكتفى بمبرر ضعف الإمكانيات المتاحة لتنفيذ المقترحات على أرض الواقع.
مفتاح التطوير الإداري يتضمن التركيز على التحديات وتحويلها إلى فرص من خلال استثمار الدروس المستفادة خلال الأعوام السابقة وسد الفجوات ومعالجة الخلل في المؤسسة ومحاولة البحث عن حلول مناسبة للتطوير.
يلاحظ دون عناء تكرار الكثير من المقترحات لتطوير العمل غير المفعلة خلال الفترات الزمنية المتعاقبة ومنها العديد من العقبات الإدارية والمالية والفنية والتي تعيق مسيرة النجاح المؤسسية.
أظهرت جائحة كورونا الكثير من جوانب الخلل في العمل المؤسسي ومنها إمكانية العمل بنصف عدد العاملين وضمن فترات انتاجية قصيرة دون امتيازات خاصة وعامة وحزم من الإجازات السنوية والمغادرات والإجازات العرضية والطارئة.
إضافة إلى استمرار العمل عن بعد دون الحاجة إلى سلسلة من الاجراءات الورقية والشروحات الإدارية والمطالعات والانتقال بين المكاتب واختصار الكثير من الإجراءات المرهقة والقرارات المجحفة.
عادة ما يتقن فريق من العاملين في المؤسسات إعداد التقارير السنوية وعرضها بأسلوب مشوق والتركيز على الجوانب الإيجابية وتجنب التطرق إلى السلبيات ونقاط الضعف وذلك لضمان تسويق الانجاز ولكن ذلك يعتبر خللا إداريا واضحا وسببا مباشرا لتجويد العمل بمصداقية وشفافية وموضوعية.
يأخذ إعداد التقرير السنوي الكثير من الجهد والعمل والوقت لإبراز النقاط المضيئة للإنجاز، ولكن المطلوب الخروج بتقارير سنوية شاملة لنقاط القوة والضعف وبشكل منصف للجهود المبذولة خلال الفترة الزمنية السابقة والتطلعات القادمة.
تختلف تقارير المتابعة والتقييم عن التقارير السنوية وعن تقارير اداء للعاملين في المؤسسات، ولعل الفرق المطلوب هو الانسجام المنشود بين التقارير المشار اليها وإعدادها بلغة واضحة ومفردات ذات بعد إصلاحي ومنهج تطويري وهذا ينطبق وينسحب على جميع المستويات الإنتاجية كافة.
التقارير السنوية فيما يخص الإنجازات الصحية تزداد أهمية هذا العام لإبراز الإنجازات وتقديم المقترحات والتي لن تكون مكررة عن الأعوام السابقة بالضرورة وعلى اقل تقدير.
fawazyan@hotmail.co.uk
مواضيع ذات صلة